Evaluasi Brand Activation & Strategi Sales PO

Tanggal: 21 Mei 2024 | Waktu: 20.59 WIB | Media: Google Meet Pimpinan Rapat: Theo

---

1. Ringkasan

Kondisi setelah event: defisit Rp2.218.311. Pengeluaran Rp16.892.366, pemasukan Rp14.674.055.

Biaya operasional tinggi—terutama konsumsi dan akomodasi—memang besar, tapi ada hasilnya. Dukungan sekolah selama event nyata: mereka sampai bongkar fasilitas sendiri supaya mobil tim bisa masuk. Hubungan itu yang dirawat dengan biaya itu. Tapi cash flow tetap harus diselamatkan, dan waktunya tinggal sampai 25 Mei.

Tiga yang dikejar: jaringan IKA Alumni, perluasan target iklan ke wilayah racing (Sumatra, Surabaya, Mandalika), dan kolaborasi produk Suraya. Kalau tidak berhasil, udunan per owner jadi jalan terakhir.

---

2. Peserta

• Theo – Arah strategis dan relasi eksternal
• Novan – Strategi PO dan distribusi
• Agung – Stok, kasir (Odo), dan Instagram Ads
• Ipong – Kolaborasi Suraya x Widyatama

Izin: Restu (shift malam), Ijal (UTS)

---

3. Agenda

1. Laporan keuangan dan evaluasi defisit ✅
2. Strategi sales PO boost ✅
3. Rekonsiliasi stok ✅
4. Kolaborasi Suraya ✅
5. Rencana bisnis ke depan ✅

---

4. Pembahasan

4.1 Keuangan

• Pemasukan: Rp14.674.055
• Pengeluaran: Rp16.892.366
• Hasil: minus Rp2.218.311

Dua pos yang paling "makan": konsumsi hampir Rp2 juta dan akomodasi kendaraan Rp950.550. Manajemen sadar itu besar. Tapi sekolah full support sepanjang event, dan itu bukan hal yang bisa dibeli dengan cara lain. Yang sekarang harus diselesaikan: pulihkan kas sebelum 25 Mei.

4.2 Strategi Sales

Voucher:

• Voucher Siswa (5%) dan IKA Alumni (5%) untuk komunitas internal
• Voucher OSC (OSIS/MPK): harga mendekati HPP, tapi HPP di sistem Novan sudah include margin handling ~10%—jadi masih ada profit tipis. Kode ini tidak boleh bocor ke publik, distribusi harus dikontrol.

Instagram Ads: Budget Rp300.000 dipindahkan fokusnya ke Sumatra, Surabaya, dan Mandalika—wilayah dengan kultur racing/drag yang kuat. Terlalu sempit kalau hanya Jawa Barat.

4.3 Stok

Selisih yang harus diselesaikan:

• Kitchen Set Besar: gap 9 unit
• Kitchen Set Mini: gap 3 unit

Stiker PBDG Set sudah sold out. Gap di Drip Series teridentifikasi dari kesalahan pencatatan SQO dan unit display yang tidak terpotong sistem.

Keputusan: Pembayaran ke Kang Adi (vendor) ditahan sampai gap nol. Ini bukan soal administrasi saja—ini soal kepercayaan ke vendor.

4.4 Kolaborasi Suraya x Widyatama

Ipong update progres kerja sama dengan Padli (mahasiswa disabilitas) pakai teknik Shibori—ikat celup manual. Karena handmade, tidak ada dua unit yang identik, jadi otomatis Special Edition.

Proyek ini sekaligus jadi social campaign dan pintu masuk sebelum Suraya meluncur sebagai ready stock.

---

5. Action Items

---

6. Risiko

Defisit menetap: Kalau PO tidak berhasil tutup gap sampai 25 Mei, udunan ±Rp316.000/owner jadi opsi terakhir.

Stok belum beres = tidak bisa bayar vendor: Audit fisik di gudang Agung dan Ijal harus selesai dalam 24 jam.

Iklan tidak convert: Kalau 2 hari tidak ada konversi di wilayah baru, kampanye dihentikan. Budget tidak dibakar sia-sia.

---

7. Catatan Tambahan

Ke depan: Theo melihat ke depan tim inti akan fokus ke brand STMNPBDG.AS. Operasional Merch akan dijalankan oleh siswa STM lewat program magang—tim inti jadi supervisor dan investor, bukan yang eksekusi harian.

Belum dibahas: Detail produk kecil (masker/pin). Tunggu audit inventaris selesai dulu.

---

8. Tindak Lanjut

Rapat evaluasi final PO: Minggu (Ahad)

Novan wajib siapkan laporan penjualan final (data web + Odo) format Excel dari sistem Cloud/CSP. Rapat itu yang akan menentukan hasilnya.

---

9. Glosarium